Reglement


Aanvraagformulier

De zaal staat ter beschikking van alle organisaties en voor alle activiteiten die niet strijdig zijn met de parochiale doelstellingen en de hieraan verbonden morele principes.

Het gebruik van één van de onderscheiden zalen is mogelijk na reservatie via de website www.parochiezaal.be met vermelding van de verantwoordelijke.

De aanvrager treedt op in naam van zijn persoon of van zijn vereniging en draagt de verantwoordelijkheid voor het naleven van het huishoudelijk reglement

Na betaling van huurprijs krijgt de aanvrager een bevestiging van zijn reservatie via e-mail. Een dubbel van het contract moet gedateerd en ondertekend teruggestuurd worden. De zaal zal pas toegewezen worden indien de betaling en de ondertekening gebeuren binnen de vooropgestelde termijn.

Wie een zaal aanvraagt moet dit doen in de hoedanigheid van of namens de organisator. Deze laatste mag de ter beschikking gestelde ruimte niet laten gebruiken door derden. Indien zou blijken dat dit niet wordt nageleefd dan zal een administratieve sanctie worden aangerekend voor een bedrag van 50 euro. Bewijsmateriaal betreffende de identiteit van de organisator en de aard van de activiteit kan gevraagd worden.


Prijzen voor particulier

Altijd inclusief opkuis.

Bovenzaal: 90 euro

Benedenzaal : 200 euro

De zaal is ter beschikking van 9 uur ’s morgens tot 5 uur ’s morgens de dag nadien.


Bezichtigen zaal

Via bezichtiging@parochiezaal.be


Betaling

Het huurgeld voor de zaal dient betaald te worden bij reservatie


Opzegging zaal

Een reservatie van de zaal kan tot één maand vóór de datum van gebruik van de zaal kosteloos worden opgezegd. Indien de opzeg minder dan een maand voor de datum van gebruik gebeurt dan zal 50% van het huurbedrag aangerekend worden.

Indien de opzeg gebeurt 2 weken voor de datum van gebruik dan zal het 75% van het huurbedrag aangerekend worden. Wordt de reservatie van de zaal binnen de laatste week voor de datum van gebruik van de zaal opgezegd dan wordt het reeds gestorte huurgeld niet terugbetaald.

Indien de VZW Parochiale werken van de Parochie Oosteeklo door overmacht de ruimte niet ter beschikking kan stellen dan zal hiervoor geen schadevergoeding kunnen gevraagd worden. Enkel het gestorte huurgeld zal worden terugbetaald.


Afhalen sleutels

De sleutels kunnen vanaf 9 uur afgehaald worden bij:

  • Bakkerij Thomalyne Koning Albertstraat 4

  • Slagerij Bart & Els Oosteeklodorp 14

  • VDSoft Koning Albertstraat 8

De sleutels dienen direct na het gebruik van de zaal teruggebracht te worden naar de locatie waar ze werden afgehaald.


Gebruik

Aantal personen

Het maximum aantal toegelaten personen is:

  • benedenzaal 150 personen

  • grote bovenzaal 60 personen

Het gebruik van de zaal

Men dient zich te beperken tot het verantwoord verbruik van water, elektriciteit en verwarming.

Sabam

De huurder staat zelf in voor het in regel stellen met de vergunningen voor muziek en andere , onderworpen aan taksen van SABAM.

Voor de parochiezaal gelden de gemeentelijke voorschriften inzake sluitingsuur en nachtlawaai. De gebruiker is verantwoordelijk voor alle overtredingen van gemeentelijke, provinciale, gewestelijke of nationale reglementen of wetgevingen

Veiligheid

Het rookverbod dient gerespecteerd te worden.

De uitgangen dienen steeds vrijgehouden te worden.

Schade

De huurder verbindt zich er toe alle veiligheidsregels in acht te nemen, hij blijft verantwoordelijk voor om het even welke aangerichte schade ten gevolge van zijn inrichting of gebruik. Hij wordt aangeraden een gepaste verzekering hiervoor af te sluiten.

Bij het betreden van de zaal zal de organisator zich vergewissen van de toestand van het lokaal. Indien op dat ogenblik een beschadiging wordt vastgesteld zal de organisator dit onmiddellijk melden aan een contactpersoon van de parochiezaal via email op boeking@parochiezaal.be

De organisator dient alle door de gebruikers veroorzaakte schade onmiddellijk te melden en integraal te vergoeden.

Herstellingen geschieden in opdracht van VZW parochiale werken van de parochie Oosteeklo. De organisator of derden die verantwoordelijk zijn voor de beschadiging, zullen de kosten hiervan vergoeden op eenvoudige voorlegging van de staat der uitgevoerde werken.

Nutsvoorzieningen

Bij het gebruik van de zaal dient men zich te beperken tot het verantwoord verbruik van water, elektriciteit en verwarming.

Het verbruik hiervan is in de huurprijs inbegrepen.

Beschikbaar materiaal

Benedenzaal:

  • 150 stoelen

  • 28 tafels ( 175-80cm)

  • 7 staantafels

  • Glazen

Wie de beschikbare glazen gebruik , zorgt ervoor dat het aantal en soort niet veranderen. Gebroken glazen worden door de gebruiker vergoed.

Tafels en stoelen worden niet van de ene naar de andere zaal overgebracht.

In de keuken:

  • drie koelkasten

  • elektrisch fornuis met warme luchtoven

  • warm water

  • kabeldoorvoer naar buiten (voorkant van de parochiezaal)

Borden, tassen, bestek en koffiezet kunnen eventueel aan een vereniging gehuurd worden. Info bij: johan.de.pourcq@telenet.be

Gebruik bovenzalen

Wie de bovenzaal huurt, gebruikt de achteringang (kant kerk) en niet de grote ingang.

Netheid

Niets mag aan de deuren, vensters, gordijnen of muren worden opgehangen. Aankondigingen worden enkel op de prikborden aangebracht.


Na gebruik

  • Alle persoonlijke materialen verwijderen: glas, blik, papier en karton, afval van etensresten. Ook de meegebrachte en gevulde vuilzakken worden meegenomen.

  • Tafels en stoelen reinigen en ze stapelen op de voorziene plaats.

  • Glazen dienen te worden afgewassen en spoelbakken reinigen.

  • De zaal dient geveegd te worden.

  • Lichten doven, verwarming uitzetten, ramen sluiten, gordijnen sluiten en alle buitendeuren op slot doen.

  • Nadien doe je de sleutel terug in de brievenbus op de plaats waar je die afgehaald hebt.

Indien de zaal extreem vuil werd achtergelaten kan hiervoor nadien een supplement van buitengewone schoonmaak aangerekend worden aan 25 euro per uur


Opvolging

Bij het niet naleven van de punten, vermeldt in het huishoudelijk reglement, kan het gebruik van de parochiezaal in de toekomst aan de betrokkene(n) geweigerd worden.


Geluidsinstallatie nodig?

Als huurder van de parochiezaal kunt u een gebruiksvriendelijke geluidsinstallatie huren voor uw activiteit.

Deze installatie is geschikt voor o.a.:

  • Presentatie

  • Quiz

  • Muzikale begeleiding van sport- of dansactiviteit

  • Achtergrondmuziek

De installatie is niet geschikt voor dansfeesten of discobar. Dit is mogelijk op aanvraag. Er is geen muziek aanwezig, u dient eigen CD’s, USB of MP3-speler mee te brengen.

De installatie wordt steeds door ons geplaatst en terug opgehaald. Interesse of specifieke wensen? Mail naar info@amusivent.be

Het Bestuur

Versie 2.0 – dd. 10-07-2021 vervangt alle voorgaande.